Việc sắp xếp chỗ ngồi trong phòng họp rất quan trọng vì nó không chỉ làm tăng hiệu quả cuộc họp mà còn giúp người khác xác định được vị trí của mỗi người hoặc đoán được nội dung cuộc họp theo quan điểm của cuộc họp. Do đó, trong bài viết dưới đây chúng tôi sẽ đề cập đến những cách bố trí chỗ ngồi trong phòng họp chuẩn nhất.
Tại sao phải bố trí chỗ ngồi trong phòng họp theo nguyên tắc?
Chỗ ngồi trong phòng họp cần được bố trí hợp lý và khoa học. Bởi nó là yếu tố thể hiện vị trí, vai trò của mỗi cá nhân. Nó cũng ảnh hưởng trực tiếp đến cách mọi người giao tiếp với nhau.
Vậy những nguyên tắc nào bạn cần nhớ khi sắp xếp chỗ ngồi trong phòng họp? Đây là một số ý tưởng:
- Sắp xếp địa điểm phù hợp với mục đích cuộc họp.
- Giúp những người tham gia cuộc họp hiểu được vị trí, vai trò của mình.
- Điều này là cần thiết để đảm bảo chỗ ngồi của ghế. Người quan trọng nhất trong cuộc họp, người có thể điều hành cuộc họp một cách tốt nhất.
- Hạn chế những người thích nhau ngồi thành nhóm và trò chuyện, gây hỗn loạn trong cuộc họp.
- Một điều quan trọng trong phòng họp là tăng cường quyền lực của người điều hành. Ngược lại, nó làm giảm sức mạnh của những người thích chống lại nó.
Nguyên tắc sắp xếp chỗ ngồi trong phòng họp chuẩn nhất
Việc sắp xếp chỗ ngồi trong các cuộc họp là một công việc quan trọng mà mọi người nên chú ý. Vì vậy, khi tổ chức bạn cần nắm rõ một số nguyên tắc chính sau:
Chú ý đến vai trò và trình độ của mỗi người
Một nguyên tắc quan trọng mà việc sắp xếp chỗ ngồi không nên bỏ qua đó là tập trung vào vai trò, trình độ của mỗi người trong cuộc họp. Khi làm điều đó, bạn cần lấy ghế Giám đốc làm điểm trung tâm. Những người có chức vụ cao, quan trọng sẽ được bố trí ngồi cạnh Giám đốc. Các vị trí còn lại sẽ dành cho nhân viên chính thức hoặc công chức.
Vị trí chủ trì luôn được ưu tiên
Vị trí chủ trì các cuộc họp có thể là chủ tịch, giám đốc hay các thành viên ban điều hành… Họ đều là những vị trí cấp cao, có nhiều quyền hạn trong một công ty. Vì vậy, vị trí này luôn khác biệt so với các vị trí khác và nên đặt ở giữa. Để thể hiện uy quyền, địa vị của người ngồi đó.
Không đặt ghế đối diện nhau
Khi sắp xếp chỗ ngồi trong một cuộc họp, bạn phải ngồi đối diện nhau trong cùng một cuộc họp, điều này sẽ luôn dẫn đến những cảm giác tiêu cực, không thoải mái. Vì vậy, khi bố trí chỗ ngồi phải bố trí so le nhau. Nó sẽ mang lại cảm giác thoải mái và tâm lý hơn cho người ngồi.
Sắp xếp chỗ ngồi đối diện
Các cuộc họp được tổ chức tại phòng họp với các nhân viên của công ty. Hoặc dùng để trao đổi thông tin với đối tác, khách hàng. Vì vậy, người ngồi ở vị trí chủ tọa sẽ ngồi ở giữa bàn, các vị trí đối diện sẽ dành cho người tranh luận. Những người còn lại sẽ được sắp xếp ngồi quanh bàn họp.
Tránh các vị trí ở góc bàn làm việc
Nguyên tắc này dựa trên phong thủy và vận mệnh khi bố trí phòng họp. Người tổ chức nên tránh góc bàn vì cạnh bàn họp rất sắc. Một trong những quy tắc cấm kỵ cần lưu ý. Nếu công ty bạn sử dụng bàn tròn, bàn họp văn phòng hiện đại có bo góc thì có thể bỏ qua nguyên tắc này.
Về mặt phong thủy, các cạnh sắc của bàn trông giống như đầu dao hoặc vật sắc nhọn. Vì vậy sẽ là thái độ không tốt và những người ngồi đây sẽ cảm thấy thiếu tự tin. Đồng thời, việc che phủ không gian cũng khá khó chịu.
Sắp xếp chỗ ngồi cho nhân viên hỗ trợ
Trong một cuộc họp, chỗ ngồi để nhân viên hỗ trợ sếp cũng là một vị trí quan trọng. Người xếp hàng phải chú ý đặt ghế vuông góc với vị trí của người đứng đầu. Vì vậy trong quá trình gặp gỡ hai người sẽ dễ dàng trao đổi thông tin và công việc.
Sắp xếp chỗ ngồi theo hình thức hợp tác
Khi sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp, nếu muốn thể hiện thái độ hợp tác, bạn nên ngồi cạnh một ghế cạnh người đó. Bằng cách này, bạn sẽ dễ dàng trao đổi công việc và bày tỏ được suy nghĩ chung của hai người trong cuộc gặp. Tuy nhiên, bạn nên cân nhắc việc ngồi cạnh sếp hoặc ban giám đốc, vì vị trí này chỉ phù hợp với hai người cùng chức vụ.
Tối ưu hóa nhận thức của mọi người là cần thiết
Với nguyên tắc sắp xếp chỗ ngồi trong phòng họp này, mọi người tham gia cuộc họp sẽ được tự do bày tỏ quan điểm của mình. Hình thức này sẽ không quá đề cao trình độ của mỗi người. Tuy nhiên, điều này sẽ có một nhược điểm là hạn chế số lượng người tham gia cuộc họp. Nguyên tắc này sẽ chỉ phù hợp với những công ty nhỏ, ít người.
Cách bố trí chỗ ngồi trong phòng họp phổ biến nhất hiện nay
Có nhiều cách sắp xếp chỗ ngồi khác nhau được sử dụng trong các cuộc họp, tùy thuộc vào mục đích và tính chất của cuộc họp. Dưới đây là những cách bố trí chỗ ngồi phổ biến được sử dụng trong phòng họp.
Sắp xếp chỗ ngồi theo dạng hội trường
Chỗ ngồi dạng hội trường là kiểu mẫu được sử dụng trong các cuộc họp mang tính chất thuyết trình hoặc báo cáo. Các ghế ngồi được bố trí theo hàng ngang song song với khoảng cách từ 1m đến 2m tạo không gian thoải mái cho các thành viên. Mô hình này thường được sử dụng cho những cuộc họp lớn có số lượng người tham gia lớn.
Ưu điểm:
- Tối ưu hóa diện tích và không gian.
- Thích hợp cho các cuộc họp có tính chất thuyết trình hoặc báo cáo.
- Dễ dàng quản lý và theo dõi sự chú ý của thành viên.
Nhược điểm:
- Thiếu sự tương tác và giao tiếp giữa các thành viên.
- Nó không phù hợp cho những cuộc họp có tính chất thảo luận và tương tác cao.
Sắp xếp chỗ ngồi hình chữ U
Sắp xếp chỗ ngồi theo hình chữ U là một cách bố trí rất linh hoạt và có thể sử dụng cho nhiều mục đích. Ghế được sắp xếp theo hình chữ U với một chiếc bàn ở giữa tạo không gian để các thành viên dễ dàng tương tác, thảo luận. Mô hình này thường được sử dụng cho các cuộc họp thảo luận và tương tác.
Ưu điểm:
- Tạo sự tương tác, giao lưu giữa các thành viên.
- Thích hợp cho những buổi thảo luận, họp mặt mang tính tương tác cao.
- Kích thước của hình chữ U có thể được điều chỉnh để phù hợp với số lượng người tham gia.
Nhược điểm:
- Nó có diện tích lớn hơn phòng họp theo dạng hội trường
- Không thích hợp cho những cuộc họp có nhiều người tham gia.
Sắp xếp ghế theo hình chữ nhật
Việc sắp xếp chỗ ngồi hình chữ nhật là mô hình phổ biến cho các cuộc họp nhóm hoặc các cuộc họp hợp tác. Bàn ghế được sắp xếp theo hình chữ nhật, tạo không gian cho các thành viên cộng tác, thảo luận. Mô hình này thường được sử dụng trong các cuộc họp có số lượng người tham gia từ 10 đến 20 người.
Ưu điểm:
- Tạo không gian để các thành viên cộng tác và thảo luận.
- Thích hợp cho các cuộc họp và cuộc họp nhóm hợp tác.
- Nó giúp tiết kiệm không gian và sắp xếp gọn gàng.
Nhược điểm:
Mô hình này có thể làm giảm sự tương tác giữa những người tham gia. Khi mọi người ngồi thành hàng ngang, việc giao tiếp giữa các hàng có thể khó khăn hơn.
Sắp xếp chỗ ngồi thành vòng tròn
Sắp xếp chỗ ngồi là một mô hình được sử dụng rộng rãi trong các cuộc họp thảo luận và ra quyết định. Các ghế được bố trí thành vòng tròn, tạo không gian để các thành viên thảo luận và đưa ra ý kiến phản hồi. Mô hình này thường được sử dụng cho những cuộc họp có số lượng người tham gia ít.
Ưu điểm:
- Tạo diễn đàn để các thành viên thảo luận và đưa ra phản hồi.
- Thích hợp cho các cuộc họp thảo luận và ra quyết định.
- Mọi người đều có cơ hội giao tiếp và chia sẻ thông tin một cách công bằng và bình đẳng.
Nhược điểm:
- Chỗ ngồi sắp xếp hình tròn cần nhiều không gian hơn ghế hình chữ nhật. Điều này có thể dẫn đến việc sử dụng không gian không hiệu quả.
- Không thích hợp cho những cuộc họp có nhiều người tham gia.
Sắp xếp chỗ ngồi trong phòng họp theo hình dáng tùy chỉnh
Ngoài các thiết kế chỗ ngồi truyền thống, có thể sử dụng các mẫu ghế tùy chỉnh tùy theo tính chất và yêu cầu của cuộc họp. Các mẫu này có thể được thiết kế đa dạng nhưng đều đảm bảo tính linh hoạt, thoải mái cho các thành viên trong cuộc họp.
Ưu điểm:
- Tạo sự linh hoạt và thuận tiện cho các thành viên trong cuộc họp.
- Thích hợp cho các cuộc họp có tính chất đặc biệt và đòi hỏi sự linh hoạt cao.
Nhược điểm:
- Nó đòi hỏi sự chuẩn bị và lập kế hoạch nhiều hơn so với cách sắp xếp chỗ ngồi truyền thống.
- Khó tạo sự nhất quán
Govi Furniture – Chuyên cung cấp nội thất văn phòng uy tín, chất lượng
Govi Furniture là đơn vị chuyên sản xuất, cung cấp và thiết kế các sản phẩm nội thất văn phòng phong cách hiện đại. Sau 10 năm hình thành và phát triển, Govi Furniture không ngừng chuyển mình để đạt được vẻ đẹp và sự toàn vẹn trong mọi sản phẩm, dịch vụ mà mình cung cấp cho khách hàng. Các sản phẩm của Govi Furniture luôn hướng tới sự hiện đại, tinh tế và thời trang theo xu hướng mới toàn cầu. GOVI chuyên cung cấp nhiều loại nội thất văn phòng: bàn làm việc, ghế, tủ, sofa,… trong đó có hàng ngàn bàn làm việc và ghế xoay, ghế chân quỳ văn phòng với nhiều lựa chọn về màu sắc và kích thước khác nhau.
Với chất lượng sản phẩm cao, giá cả hợp lý cùng trải nghiệm mua sắm thú vị, Siêu thị Nội thất Govi tạo dựng được niềm tin vững chắc với khách hàng, dần khẳng định mình là thương hiệu nội thất văn phòng lớn hàng đầu Việt Nam.
Với phương châm kinh doanh đặt lợi ích của cộng đồng lên hàng đầu, 100% sản phẩm nội thất văn phòng do nội thất Govi cung cấp ra thị trường đều có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng, được chọn lọc và sản xuất đạt chất lượng cao, thân thiện với môi trường và an toàn cho sức khỏe của người dùng.
Thông tin liên hệ:
- Miền Bắc: Tầng 1, Tòa nhà N01, 259 Yên Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội
- Miền Nam: 53 Đinh Thị Thi, KĐT Vạn Phúc, Hiệp Bình Phước, Thủ Đức, Tp.HCM
- Website: https://govi.vn/
- Tư vấn bán hàng: 0909.12.111
- Tổng đài (24/7): 1900 475
- Tel/Fax: (84-24) 7779 222
- Email info@govi.vn
Trên đây là cách bố trí chỗ ngồi trong phòng họp, các mẫu thiết kế phòng họp phổ biến cũng như ưu và nhược điểm của chúng. Hy vọng với những chia sẻ trên bạn sẽ biết cách sắp xếp phù hợp với doanh nghiệp của mình.
